Niewłaściwa obsługa systemu grzewczego.
Jak już wcześniej wspomniano niewłaściwa obsługa nie powoduje zniszczenia urządzeń, co najwyżej obniży komfort cieplny lub zwiększy koszty eksploatacyjne. Z punktu widzenia użytkownika jest to obojętne dopóty, dopóki urządzenia są na gwarancji z jednym wszakże wyjątkiem. Uporczywe ignorowanie sygnalizacji błędów i zmuszanie pompy ciepła do pracy może z czasem doprowadzić do jej uszkodzenia. Ten temat omówimy w następnym rozdziale.
Może się zdarzyć, że w obwodzie kolektora gruntowego spadnie ciśnienie. Wtedy, jeśli nie dzieje się to za sprawą ucieczki płynu przez nieszczelność rurociągu, trzeba to ciśnienie podnieść poprzez doładowanie obwodu kolektora z sieci wodociągowej, w której z reguły jest ciśnienie wyższe. Nie można jednak tego robić zbyt często. Po pewnym czasie może dojść do znacznego obniżenia stężenia płynu niezamarzającego, a od tego tylko krok do zamarznięcia i rozsadzenia wymiennika pompy ciepła.
Współczesna pompa ciepła jest wyposażona w mikroprocesorowy regulator (kontroler), który zarządza wszystkim co się dzieje w instalacji. Poprzez różne czujniki temperatury i ciśnienia układ regulacyjny bez przerwy nadzoruje instalacje i natychmiast odpowiednio reaguje na zachodzące zmiany, sygnalizując występujące nieprawidłowości. W normalnych warunkach jest rzeczą niemożliwą aby uszkodzenie w obwodzie grzewczym czy też w obwodzie źródła ciepła mogło doprowadzić do uszkodzenia kosztownej pompy ciepła. Użytkownik jest natychmiast informowany stosownym komunikatem o stanie nadzwyczajnym. Ponadto komunikat ten zostaje zapisany (uwaga!) czasem w sposób trwały w pamięci regulatora wraz z datą i godziną wystąpienia. Jednocześnie użytkownik jest poinformowany o tym, że powinien powiadomić o tym serwisanta.