W odróżnieniu od popularnego w samochodowych klimatyzacjach czynnika R134A, czynniki chłodnicze stosowane w pompach ciepła są mieszaninami kilku substancji, gdzie każda z nich ma inne ciśnienie parowania. Dlatego jeśli już nastąpi ubytek czynnika, to nigdy nie ma pewności, jaki jest aktualny udział procentowy poszczególnych składników, czyli zwykłe dopełnienie nie ma większego sensu. Czyli w takim przypadku należy stary czynnik odessać do butli, a na jego miejsce wprowadzić wagowo tyle czynnika, ile wymaga producent dla danego modelu pompy ciepła. Dane te zawsze zapisane są na tabliczce znamionowej urządzenia.

Napełnianie instalacji czynnikiem chłodniczym jest bardzo ważnym etapem prac i występuje zawsze, gdy nastąpi ubytek czynnika bądź ma miejsce wymiana jakiegokolwiek elementu układu chłodniczego. Do dokładnego dozowania czynnika podczas napełniania potrzebna jest dokładna waga. Wymagania te spełniają wagi elektroniczne. Można do tego celu stosować dowolną wagę pod warunkiem, że jej konstrukcja umożliwia stabilne i pewne postawienie na niej butli z czynnikiem chłodniczym. Wagi specjalistyczne są o tyle lepsze, że mają możliwość dynamicznego tarowania. Jeśli waga takiej funkcji nie ma, powstaje trudność w obliczaniu aktualnej ilości wprowadzanego czynnika. Jeśli na przykład musimy napełnić pompę ciepła czynnikiem chłodniczym w ilości 5,2 kg, a butla waży brutto 10,1 kg, to mając wagę zwykłą musimy tak długo napełniać, aż waga wskaże 4,9 kg. Łatwo tu o pomyłkę i występuje dodatkowo trudność w obserwowaniu, jaka ilość czynnika została już wprowadzona z butli do układu chłodniczego.

Istnieją też wagi, które pozwalają wprowadzać do pamięci wymaganą ilość czynnika. Proces napełniania instalacji przebiega wtedy następująco. Butla stoi na wadze i jej aktualna waga zostaje wyzerowana. Następnie z klawiatury wprowadza się taką ilość czynnika, jaka ma być wprowadzona do instalacji. W trakcie napełniania można wtedy na bieżąco odczytywać ilość czynnika, jaka wypłynęła z butli do układu i dodatkowo mamy sygnał akustyczny informujący o dojściu do granicy napełniania.

Samo napełnianie powinno się odbywać po stronie cieczowej układu chłodniczego. Butla powinna być odwrócona do góry dnem, aby wprowadzać czynnik chłodniczy w postaci ciekłej. Uwaga ta nie dotyczy specjalnych butli, które mają rurę zasysającą umieszczoną na dnie. Nie zaleca się gwałtownego otwarcia zaworu na butli. Niespełnienie tego wymogu to niebezpieczeństwo uszkodzenia stacji manometrów, a nawet elementów układu chłodniczego.