Wykonywanie odwiertu.
Nowoczesne i wydajne urządzenia sprawią, że niezależnie od tego czy potrzebne są sondy pionowe, czy studnie, wykonanie odwiertu na pewno będzie trwać krócej niż formalności związane z wydaniem zgody na prowadzenie prac. Dlatego załatwianie formalności trzeba rozpocząć znacznie wcześniej.

Jeśli źródłem ciepła mają być odwierty (sondy pionowe), to dobrze jest wykonać następujące kroki. Po pierwsze sprawdzić, cy nie ma generalnych przeciwwskazań do wykonania odwiertów (np. rurociąg). Uzyskanie takiej informacji jest możliwe tylko osobiście w terytorialnym Wydziale Geodezji i Architektury. W dalszej kolejności należy wykonać projekt prac geologicznych i złożyć go celem uzyskania pozwolenia w Starostwie Powiatowym. Projekt taki musi być wykonany w czterech egzemplarzach. Te prace dobrze jest zlecić firmie wykonującej odwierty.

W przypadku systemu woda-woda, gdzie potrzebne są dwie studnie, procedura uzyskania zezwolenia jest nieco inna. Należy tutaj wykonać operat wodnoprawny i wystąpić o udzielenie pozwolenia wodnoprawnego. Wniosek o pozwolenie powinien dotyczyć tzw. „szczególnego korzystania z wód”, gdyż zawiera ono automatycznie pozwolenie na budowę studni. Wniosek taki składa się także w Starostwie Powiatowym. Po wykonaniu wszystkich prac związanych z budową studni, trzeba sporządzić dokumentację powykonawczą, która powinna być zatwierdzona i stanowić podstawę do wydania karty rejestracyjnej studni.
O wiele mniej formalności potrzebnych jest wtedy, gdy dolnym źródłem będzie kolektor poziomy. W takim przypadku wymagane jest tylko zwykłe zgłoszenie prac budowlanych. Tylko w przypadku pomp powietrze-woda nie potrzeba załatwiać żadnych dokumentów, gdyż przynajmniej na razie urzędnicy nie regulują spraw związanych z pobieraniem powietrza.
Ogrzewanie za pomocą pompy ciepła wymaga sporych nakładów inwestycyjnych, ale robi się to wszystko po to, aby w przyszłości oszczędzać na kosz-lach eksploatacji. Wszelkie nawet drobne błędy projektowe czy wykonawcze mszczą się latami zwiększonymi wydatkami za energię elektryczną. Z tego powodu jedynym racjonalnym rozwiązaniem jest podpisanie umowy nie na instalację pompy ciepła, lecz na system grzewczy o określonych parametrach użytkowych. Tylko wtedy można wyegzekwować od dostawcy usunięcie wszystkich niedociągnięć.